Ringkasan. Rumus dasar beban kerja dan FTE, tujuh langkah menghitungnya, beserta contoh ilustrasi perhitungan yang mudah diikuti.
Rumus dasar
Perhitungan beban kerja pada dasarnya mengalikan seberapa banyak pekerjaan muncul dengan seberapa lama pekerjaan itu diselesaikan, lalu membandingkannya dengan waktu kerja yang tersedia.
Tujuh langkah menghitung
- Petakan jabatan dan tugas. Tentukan jabatan yang dianalisis dan uraikan tugas pokoknya menjadi aktivitas yang dapat diukur.
- Kumpulkan volume. Catat berapa kali setiap aktivitas dilakukan dalam setahun, misalnya dari data kerja, logbook, atau kuesioner.
- Tetapkan waktu penyelesaian. Ukur rata-rata waktu per aktivitas, lewat time study, observasi, atau wawancara yang diverifikasi.
- Tetapkan waktu baku. Gunakan waktu yang wajar untuk pekerja terlatih dengan cara kerja yang ditetapkan sebagai dasar perhitungan.
- Tetapkan jam kerja efektif. Hitung jam yang benar-benar tersedia untuk bekerja per orang per tahun (lihat panduan jam kerja efektif).
- Hitung beban kerja dan FTE. Jumlahkan beban kerja seluruh aktivitas, lalu bagi dengan jam kerja efektif.
- Bandingkan dan validasi. Bandingkan FTE dengan jumlah SDM yang ada untuk melihat gap, lalu validasi hasilnya bersama atasan dan unit terkait.
Contoh ilustrasi
Angka di bawah ini hanya ilustrasi untuk menjelaskan cara berhitung, bukan acuan standar.
| Aktivitas | Volume per tahun | Waktu per satuan (jam) | Beban kerja (jam) |
|---|---|---|---|
| Menyusun laporan bulanan | 12 | 20 | 240 |
| Memproses permohonan | 1.200 | 0,5 | 600 |
| Rapat koordinasi unit | 48 | 2 | 96 |
| Total | 936 |
Misalkan jam kerja efektif per orang adalah 1.500 jam per tahun (asumsi ilustrasi). Maka FTE = 936 ÷ 1.500 = 0,62. Artinya beban kerja jabatan ini setara sekitar 0,62 pegawai penuh waktu. Jika jabatan tersebut diisi satu orang, ada kapasitas yang belum terpakai atau tugas lain yang perlu dipertimbangkan.
Cara memaknai angka FTE, termasuk ambang kekurangan atau kelebihan, bergantung pada kebijakan organisasi dan ketentuan yang berlaku. Karena itu, validasi dan konteks sama pentingnya dengan rumusnya.
Kesalahan yang sering terjadi
- Memakai jam kerja resmi, bukan jam kerja efektif.
- Mengandalkan estimasi waktu tanpa verifikasi.
- Mengabaikan pekerjaan yang tidak rutin namun berulang.
- Berhenti pada angka kebutuhan, tanpa melihat penyebab dan perbaikan prosesnya.
Ingin memulai dengan alat bantu? Daftar untuk mendapat pemberitahuan template WLA kami.
Butuh bantuan menerapkannya di organisasi Anda? Tim ORTUS dapat mendampingi analisisnya lewat ORTUS Advisory atau melatih tim Anda lewat ORTUS Academy.