Ringkasan. Pahami apa itu analisis beban kerja (ABK/WLA), mengapa organisasi membutuhkannya, dan keputusan SDM apa yang bisa didukungnya.
Apa itu analisis beban kerja?
Analisis beban kerja (ABK), atau Workload Analysis (WLA), adalah proses mengukur jumlah pekerjaan yang harus diselesaikan oleh sebuah jabatan atau unit kerja dalam periode tertentu, lalu membandingkannya dengan waktu kerja yang tersedia. Hasilnya berupa angka yang dapat dipertanggungjawabkan: berapa lama suatu pekerjaan diselesaikan, berapa banyak pekerjaan itu muncul, dan berapa banyak SDM yang seharusnya mengerjakannya.
Di organisasi, pertanyaan "perlu tambah orang atau tidak?" sering dijawab dengan pengalaman dan intuisi. Analisis beban kerja menggantikan perkiraan itu dengan dasar yang terukur.
Tujuan analisis beban kerja
- Menentukan kebutuhan jumlah SDM yang ideal untuk setiap jabatan dan unit.
- Melihat kesenjangan antara kondisi saat ini dan kondisi ideal, yaitu unit yang kekurangan maupun kelebihan kapasitas.
- Mendistribusikan beban kerja secara lebih wajar antarjabatan dan antarunit.
- Menjadi dasar penataan ulang tugas, proses kerja, dan struktur organisasi.
- Menyediakan dasar yang akuntabel untuk keputusan perencanaan SDM dan anggaran.
Manfaat bagi organisasi
Keputusan SDM yang dapat dijelaskan
Setiap rekomendasi memiliki dasar data dan metode, sehingga lebih mudah dipertahankan di hadapan manajemen, auditor, maupun pihak terkait.
Efisiensi dan produktivitas
Dengan memahami beban kerja riil, organisasi dapat menghindari penambahan pegawai yang tidak perlu sekaligus mengidentifikasi unit yang sebenarnya terlalu terbebani.
Struktur kerja yang sehat
Hasil analisis membantu merancang ulang tugas dan proses agar pekerjaan terdistribusi wajar dan sesuai kapasitas.
Kapan organisasi membutuhkannya?
- Saat menyusun rencana kebutuhan pegawai atau anggaran SDM.
- Saat ada perubahan bisnis, struktur, atau proses yang memengaruhi beban kerja.
- Saat muncul keluhan beban kerja berlebih di satu unit, sementara unit lain terlihat longgar.
- Saat instansi perlu memenuhi ketentuan penyusunan kebutuhan jabatan.
Dasar regulasi di instansi pemerintah
Di lingkungan instansi pemerintah, kebutuhan pegawai disusun berdasarkan hasil analisis jabatan dan analisis beban kerja. Peraturan BKN Nomor 9 Tahun 2022 Pasal 2 menyebutkan bahwa penyusunan kebutuhan jumlah dan jenis Jabatan ASN dilaksanakan berdasarkan Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja. Bagi BUMN dan perusahaan swasta, ABK tidak terikat kewajiban yang sama, tetapi tetap menjadi dasar keputusan SDM yang kuat.
Langkah umum analisis beban kerja
- Memetakan jabatan, unit, dan tugas pokok.
- Mengumpulkan data volume pekerjaan dan waktu penyelesaiannya.
- Menetapkan waktu baku dan jam kerja efektif.
- Menghitung beban kerja dan kebutuhan SDM dalam FTE.
- Membandingkan dengan jumlah SDM saat ini, lalu merumuskan rekomendasi.
Untuk perhitungan lebih rinci, baca cara menghitung analisis beban kerja dan FTE.
Butuh bantuan menerapkannya di organisasi Anda? Tim ORTUS dapat mendampingi analisisnya lewat ORTUS Advisory atau melatih tim Anda lewat ORTUS Academy.